La gestión eficaz de los documentos garantiza grandes beneficios a su organización; mayor efectividad en los procesos y mejora las prácticas a nivel general.

Dentro de las principales ventajas que genera para una organización la adecuada implementación de un sistema de gestión documental encontramos el control y centralización de toda la documentación, esto permite un fácil almacenamiento, búsqueda rápida de los documentos requeridos, simplifica trámites, evita la acumulación de información innecesaria y da mayor efectividad a los procesos que se desarrollan, esto a su vez permite menor tiempo de respuesta ante los requerimientos de sus clientes o usuarios, mejorando así la imagen corporativa o institucional, además conserva la memoria institucional.

Esto sin dejar de lado la disminución de costos y tiempo en la búsqueda y manipulación de la información de la organización.